Działanie archiwów państwowych

USTAWA

z dnia 14 lipca 1983 r.

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Przepisy ogólne,
Postępowanie z materiałami archiwalnymi,
Państwowy zasób archiwalny,

Niepaństwowy zasób archiwalny,

Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,
Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy,
Przepisy karne,
Zmiany w przepisach obowiązujących,
Przepisy przejściowe i końcowe.

Art. 1.

Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej „materiałami archiwalnymi”, są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,

korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami,

o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności

jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych

- powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

<2. Zadania, o których mowa w art. 51b, art. 51f ust. 2, art. 51g ust. 1, 2, 4 i 5,

art. 51h oraz art. 51j ust. 1 i 2, są zadaniami z zakresu administracji rządowej.

Materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, może określić szczególne wypadki i tryb wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, jednakże z zachowaniem wymogu

przewidzianego w ust. 1.

3. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, podporządkowanych Ministrowi Obrony Narodowej, ministrowi właściwemu do

spraw wewnętrznych, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, ministrowi

właściwemu do spraw finansów publicznych, Szefowi Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefowi Agencji Wywiadu, Prezesowi Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, Szefowi Kancelarii Sejmu, Szefowi Kancelarii Senatu i Szefowi Kancelarii Prezydenta,

uwzględniając:

1) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową albo dane osobowe

podlegające ochronie;

2) zakres udostępniania dokumentacji dotyczącej osób fizycznych tym osobom

dla celów własnych;

3) odpłatność za udostępnianie materiałów archiwalnych w przypadku ponoszenia

przez archiwum dodatkowych kosztów z tego tytułu;

4) odpłatność za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych.

4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego po zasięgnięciu

opinii Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji ustali, w drodze rozporządzenia,

szczegółowe zasady i tryb gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania,

klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących

zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji, uwzględniając:

1) szczególny zakres i sposób działania radia i telewizji;

2) potrzebę szczególnej ochrony materiałów archiwalnych przed utratą lub zniszczeniem.

Materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli

nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze

rozporządzenia, może określić szczególne wypadki i tryb wcześniejszego

udostępniania materiałów archiwalnych, jednakże z zachowaniem wymogu przewidzianego w ust. 1.

3. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb udostępniania

materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, podporządkowanych

Ministrowi Obrony Narodowej, ministrowi właściwemu do

spraw wewnętrznych, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, ministrowi

właściwemu do spraw finansów publicznych, Szefowi Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefowi Agencji Wywiadu, Prezesowi Instytutu Pamięci

Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu,

Szefowi Kancelarii Sejmu, Szefowi Kancelarii Senatu i Szefowi Kancelarii Prezydenta,

uwzględniając:

1) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi zawierającymi informacje

niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową albo dane osobowe

podlegające ochronie;

2) zakres udostępniania dokumentacji dotyczącej osób fizycznych tym osobom

dla celów własnych;

3) odpłatność za udostępnianie materiałów archiwalnych w przypadku ponoszenia

przez archiwum dodatkowych kosztów z tego tytułu;

4) odpłatność za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych.

4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego po zasięgnięciu

opinii Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji ustali, w drodze rozporządzenia,

szczegółowe zasady i tryb gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania,

klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących

zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji, uwzględniając:

1) szczególny zakres i sposób działania radia i telewizji;

2) potrzebę szczególnej ochrony materiałów archiwalnych przed utratą lub

zniszczeniem.

Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy

Art. 51u.

1. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego

upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie

przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego

przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał

do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

1) od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - dla dokumentacji

osobowej,

2) od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

2. Określony w ust. 1 obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację

oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców,

do których mają zastosowanie przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2.

3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego

wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności

gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania,

dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym

celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

4. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym mowa w ust. 3,

sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla

siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

5. Przepisy art. 51r ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio, przy czym środki finansowe

na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji stanowią należność archiwum

państwowego, o którym mowa w ust. 3.

6. Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania

powinna być przed przekazaniem uporządkowana zgodnie z przepisami wydanymi

na podstawie art. 5 ust. 2.

Art. 51 w.

Do zadań archiwum państwowego, o którym mowa w art. 51u ust. 3 i 5, należy w

szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej zaświadczeń, wypisów, wyciągów i reprodukcji; archiwum może wykonywać także inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych.