Instrukcja kancelaryjna

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

(Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.1))

zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Rozporządzenie określa:

1) instrukcję kancelaryjną,

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji

w formie jednolitych rzeczowych wykazów

akt,

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania

archiwów zakładowych, zwaną dalej „instrukcją

archiwalną”,

dla organów gminy i związków międzygminnych, organów

powiatu, organów samorządu województwa

i organów zespolonej administracji rządowej w województwie,

a także urzędów obsługujących te organy,

zwanych dalej „podmiotami”.


Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kierowniku

podmiotu, należy przez to rozumieć, odpowiednio,

wójta (burmistrza, prezydenta miasta), przewodniczącego

zarządu związku międzygminnego, starostę,

marszałka województwa, wojewodę oraz pozostałe

organy zespolonej administracji rządowej w województwie,

jeżeli te organy nie są obsługiwane przez

urząd wojewódzki.


akta sprawy — dokumentację, w szczególności

tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową,

filmową, multimedialną, zawierającą informacje

potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz

odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;



odwzorowanie cyfrowe — dokument elektroniczny

będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej

w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający

zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie,

bez konieczności bezpośredniego dostępu do

pierwowzoru;

system EZD — system teleinformatyczny do elektronicznego

zarządzania dokumentacją umożliwiający

wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych,

dokumentowanie przebiegu załatwiania

spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów

elektronicznych;


3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela kropką

w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej

oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.